Vitaliteit is voor mensen een bepalende factor voor betrokkenheid en werkplezier. Het is de staat waarin medewerkers het vermogen hebben en bereid zijn te werken onder hoge werkdruk en in stressvolle situaties. Dit Inclusie begint bij een veilige en vertrouwde omgeving – zo creëer je die

In de eerste Blog – de organisatie als sociaal-economisch systeem hebben we het gehad over hoe belangrijk een gezonde sociale dynamiek is voor een gebalanceerde organisatie waar mensen slagvaardig en met plezier kunnen samenwerken. Zorgen dat mensen samenkomen is een eerste stap. Maar hiermee heb je nog niet de sociale dynamiek die ervoor zorgt dat je als team het beste uit elkaar haalt.

Benoem de roze olifantjes

Basiselement voor elk team is dat er een veilige en vertrouwde omgeving is. Een gezond werkklimaat begint bij veiligheid en vertrouwen. Een onderwerp wat HR (maar ook managers) moeilijk vinden om concreet te maken. Een gezond werkklimaat zit hem in kleine dingen, zoals: duidelijke en doorleefde processen, erop kunnen vertrouwen dat je met kundige collega’s werkt, dat mensen hun afspraken nakomen, dat leiders duidelijk zijn in waar ze naar toe willen, dat je accepteert dat er fouten worden gemaakt. En dat je erop aan kan dat ook moeilijke gesprekken niet uit de weg worden gegaan.

De ‘roze olifantjes’ die te lang onder de tafel blijven, zorgen altijd voor een negatief effect in de groepsdynamiek. Voelen of weten dat er iets niet klopt en niet wordt besproken, zorgt voor een onveilig gevoel. Structuur elementen zijn hierbij net zo belangrijk als de cultuur- en gedragselementen.

Onduidelijke koers zorgt voor disbalans

In de praktijk zie ik heel vaak dat door een reorganisatie (ook kleine!) de nieuwe manier van samenwerken niet vanuit een sociaal perspectief wordt vormgegeven. Heel rationeel wordt op papier gezet hoe de nieuwe organisatie – processen en rollen – eruit gaat zien en wat dit (financieel) moet opleveren. De medewerkers lezen de stukken niet of nauwelijks en voor degene die ze wel leest, geeft er een eigen interpretatie aan. Met als resultaat dat er niet een eenduidig beeld en koers is wat er in de nieuwe situatie wel en niet moet gebeuren. Het is onvoldoende helder wie nu waar over gaat. Met als resultaat dat iedereen of niemand ergens over gaat. Irritatie, onzekerheid en frustratie ontstaat. Dit doet heel veel met een groep.
Vaak kom ik tegen dat een systeem dat uit balans is, vaak steeds verder uit balans raakt.

Oorzaak is dat mensen van nature een disbalans willen op lossen. Rationeel, om te zorgen dat ze hun werk kunnen doen. Emotioneel en sociaal omdat het onprettig is om in een systeem te werken die niet goed functioneert. Er ontstaat een ontploffing van goed bedoelde projecten en initiatieven. Allemaal los van elkaar en vanuit een andere mindset. Het trieste is dat hierdoor de chaos alleen maar groter wordt. Mensen proberen door de chaos heen te komen, maar komen niet tot een succesvol einde. Met alle frustraties van dien.

Zo herstel je het vertrouwen

Vertrouwen komt te voet en gaat per paard? Dat is een waar gezegde, maar dat wil niet zeggen dat je het niet kan herstellen. Waar moet je aan werken? Belangrijk hierbij is dat HR een visie en kaders geeft waarmee de afdelingen ofwel de teams mee aan de slag kunnen. Belangrijk is dat de mensen zelf aan de slag gaan (eigen regie nemen) om het vertrouwen te herstellen. To do:

• Maak heldere afspraken – wie gaat waar over, wie neemt de besluiten en bij wie moet je met welke vragen zijn.
• Afspraak is afspraak. Maak heldere afspraken en leg het vast. Zonder heldere afspraak kun je elkaar ook niet goed aanspreken.
• Houd het klein. Laat de teams zelf met elkaar aan de slag gaan. Grote cultuurtrajecten werken niet. Stel kaders op, maar laat op teamniveau de regie liggen. Faciliteer vanuit HR opleidingen, interventies en/of begeleiding.
• Meet! Vertrouwen in een organisatie is een complex thema waar veel ingrediënten invloed op hebben. Je maakt het de teams makkelijk door op basis van een meeting feiten zichtbaar te maken. Hiermee heb je een goede objectieve basis waarmee het team aan de slag kan. Vanuit HR is het faciliteren van die meting aan te raden, zodat je ook tussen teams kan zien waar verbeterpunten zitten. HR heeft hier een regisseurs rol. Wanneer er een geaccepteerd beeld is van wat de aandachtpunten zijn, kan je samen aan de slag om die punten op te pakken.